Zusammenfassung: Automatisierte E-Mail-Antworten mit ChatGPT

Einführung

• Der Sprecher stellt eine Methode vor, die Zeit spart, indem sie E-Mail-Antworten automatisiert.
• Ziel ist es, das manuelle Beantworten von zahlreichen Rückmeldungen (z. B. auf Marketing-E-Mails oder LinkedIn-Nachrichten) zu vermeiden.

Problemstellung

• Bei Marketing-E-Mails, die an viele Empfänger verschickt werden, kommen oft zahlreiche Antworten zurück.
• Jede dieser Antworten müsste einzeln bearbeitet werden, was sehr zeitintensiv ist.

Vorgeschlagene Lösung

• Standardantworten definieren:
  • Ein System wird verwendet, das standardisierte Antwortregeln enthält.
  • Diese Regeln können anhand des Inhalts der eingehenden E-Mail variieren (z. B. bei medizinischen Anfragen oder Stellenanzeigen).
• Integration mit ChatGPT:
  • Die Inhalte der Kunden-E-Mail werden zusammen mit den vordefinierten Regeln an ChatGPT (oder ein ähnliches System) übergeben.
  • ChatGPT formuliert daraufhin eine personalisierte, vollständige Antwort.
• Beispiel:
  • Bei einer medizinischen Anfrage werden dem Anfragenden zwei alternative Vorschläge unterbreitet.
  • Es wird darauf geachtet, dass der Absendername korrekt verwendet wird und gegebenenfalls ein Hinweis auf weitere Maßnahmen (wie die Kontaktaufnahme mit einem Arzt) erfolgt.

Demonstration

• Der Sprecher zeigt ein Beispiel, bei dem eine Stellenanzeige als E-Mail empfangen wurde.
• Er demonstriert, wie über ein Plugin (möglicherweise integriert in das CMS oder die E-Mail-Software) automatisch eine Antwort generiert wird.
• Die automatisch erstellte Antwort enthält Details wie Verfügbarkeit, Hinweise auf Arbeitszeiten und weitere relevante Informationen.
• Dabei wird deutlich, dass die Antwort auch ohne individuelle Anpassung schnell generiert werden kann.

Zusätzliche Überlegungen

• Plugin-Verfügbarkeit:
  • Es wird aktuell noch kein spezifisches Gmail-Plugin gefunden, das diese Standardantworten direkt unterstützt.
• Datenschutz:
  • Eine Alternative wäre, statt auf ChatGPT in der Cloud zuzugreifen, eine eigene Cloud-Lösung zu nutzen, um Datenschutzbedenken zu umgehen.
• Effizienzgewinn:
  • Durch die Automatisierung spart man erheblich Zeit, da man nicht mehr jede E-Mail manuell beantworten muss.

Fazit

• Die vorgestellte Methode demonstriert, wie man mithilfe von vordefinierten Standards und ChatGPT schnelle, automatisierte E-Mail-Antworten generieren kann.
• Der Ansatz spart Zeit und kann je nach System (CMS oder E-Mail-Software) weiter optimiert werden.
• Der Sprecher ermutigt dazu, die Idee weiter zu verfolgen und entsprechende Plugins oder Lösungen zu suchen bzw. selbst zu implementieren.